El home office se estableció en los mercados globales, como una de las formas de trabajo más adoptadas en todo el mundo. Cada vez más son las empresas y sectores de la industria, que están implementándolo como parte de sus rutinas cotidianas de trabajo.
Los beneficios son numerosos, desde ahorrar tiempo y dinero de traslado para los empleados, aumento de la productividad, hasta la disminución de costos de energía e infraestructura para las empresas.
Sin embargo, para que el home office pueda ser eficiente, requiere conocer ciertos aspectos relevantes antes de implementarlo como una forma de trabajo.
6 herramientas imprescindibles para el home office
1. Red privada virtual (VPN)
Una de las desventajas del home office, es que aumenta las posibilidades de que los piratas informáticos puedan acceder a datos confidenciales y, en consecuencia, representa una inversión elevada para las empresas, brindar una protección adecuada a los empleados.
Cuando se implementan herramientas como las VPN, se brinda una protección a los datos privados más eficiente y disminuye el riesgo de ataques informáticos.
2. Aplicaciones de videoconferencias y mensajería
Es fundamental contar con herramientas que permitan las videoconferencias y mensajería instantánea, para garantizar la productividad del home office.
Reuniones de trabajo, discusión de agendas, presentaciones de proyectos, etc, son comunes en el home office. Por ello, se deben elegir herramientas eficaces que brinden un buen funcionamiento, y que no afecten el buen flujo de trabajo. Zoom, Skype, y Google Meet, son muy populares.
3. Gestión y monitoreo de proyectos
Estas herramientas pueden almacenar, organizar y monitorear datos organizadamente, de diversos proyectos. Además, permiten que todos los miembros del equipo puedan acceder a ellos de forma simultánea, las veces que así lo requieran.
ClickUp, Monday, Asana, Trello, entre otros, son muy útiles para gestionar proyectos eficientemente.
4. Plataformas de almacenamiento en la nube
El home office requiere de plataformas de almacenamiento en la nube, para respaldar información y almacenar grandes cantidades de datos, que permitan el desarrollo correcto de todos los procesos de trabajo.
Algunas plataformas como Nextcloud, Google Drive y OneDrive, son esenciales para que las empresas mantengan su información organizada en un solo lugar y los empleados puedan acceder a ellas las 24 horas, los 7 días a la semana.
5. Gestión de tiempo
Una gran cantidad de empleados que trabajan bajo la modalidad home office, suelen trabajar más horas, o se olvidan de tomar tiempos de descanso.
Al utilizar herramientas de gestión de tiempo, como Google Calendar o Trello, por ejemplo, se planifica mejor el flujo de trabajo y se garantiza la productividad.
6. Herramientas de colaboración y comunicación
Es conveniente utilizar estas herramientas en el home office, para permitir el acceso simultáneo a los documentos que se están trabajando en equipo, y la actualización en tiempo real de aquellos aspectos que así lo requieran.
De esta forma, se optimiza el trabajo en equipo de forma virtual, y se fortalece la comunicación de todos los empleados. Google Docs y Dropbox, son algunas de las más usadas.
Ventajas y desventajas del home office
Ventajas:
- Ahorro de tiempo y dinero por parte de los empleados.
- Disminución de costos en infraestructura y energía en las empresas.
- Optimización de la calidad de vida de los empleados.
- Aumento de la productividad. Según un estudio de la Universidad de Stanford realizado en el primer trimestre de 2022, los empleados que practican el home office, son 13% más productivos y poseen una mejor calidad de vida.
- Mejor balance de la vida personal y profesional de los empleados.
Desventajas:
- Mayor posibilidad de distracciones constantes.
- Baja interacción social.
- Probabilidad de que los empleados trabajen excesivamente.
- Posibles dificultades para llevar un buen control de los empleados.
- Mayor riesgo de ataques cibernéticos.
Proyección a futuro del home office
- Según datos publicados por el sitio web “El Economista” en uno de sus artículos en noviembre de 2022, en abril de este año solamente en Estados Unidos, la oferta de vacantes para el home office, alcanzó casi el 20% más que el año pasado. Pero al cierre del trimestre del 2022, este número bajó a 15%.
- De acuerdo a este mismo artículo, y a pesar de esta disminución, durante ese mismo período, las aplicaciones de candidatos que buscan el home office no ha cesado y consideran que a futuro no vaya a terminar.
- De hecho, esta misma tendencia se evidencia en otros países como Reino Unido, Alemania, o la India. En estos casos, la demanda del trabajo home office duplica a las ofertas de trabajo presencial y se estima que seguirá en aumento.
- Por otro lado, un estudio realizado en el primer trimestre de 2022 por la consultora estadounidense Omdia, se aplicó una encuesta a 400 empresas globales, y un 68% de ellas, aseguró que el trabajo home office incrementó la productividad de sus empleados, por lo que aseguran que esta tendencia continuará en los próximos meses.
En resumen, el home office llegó para quedarse y en los próximos años continuará en auge. Si deseas asesorías sobre marketing digital y estrategias para optimizar y aumentar el crecimiento de tu negocio, contáctanos en NAVI.
